生産性を上げるために諸悪の根源の会議をどうするか考えてみた

日本のホワイトカラーの生産性が低いって話題はよく目にするけど、そりゃ上がらんわ!と思うのは、例えば、よく日本は会議が多いって批判されますが、たぶんそれは日本人が会議が好きなんですよね。

好きと言うか、たぶんアウトプットを会議でしか表現できないからなんじゃないかなって。他の方法を知らないんだと。

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くだらない会議はいまだ存在する

これだけ会議が長年「悪」だと言われ続けているのに、まだまだなくなっていません。

うちの会社でもありますよ。

会議主催者がパワポで報告、参加者はほとんどしゃべらない、って会議。単にパワポ資料をスクリーンに映し出して、それを読み上げるだけっていう会議です。

これ、毎月あるんです。

僕はソッコー無断欠席させてもらいました。で、そんな僕を誰も咎めないという…。

もうちょっとマシな会議だと、参加者が報告者になっていて、パワポを映して部長くらいの人へ報告するってやつ。みんな自分の番になったらしゃべるので、前出の会議よりは多少マシですね。

でも、そんなのパワポ資料を部長に渡せばいいだけなんです。それ呼んで質問があったら、その人だけ呼び出せばいいだけで、一か所にみんな集まる必要ないんです。

で、なぜ会議はなくならないのか

時々、「その会議は必要なのか?」という話が上がるときがあります。

闊達な議論にならないような会議は不要では、ということを言い出す人はもちろんいます。

そんな時に、「もっと議論できるようにみんな発言してね」という結論で終わりになってしまうんですね。

その会議自体をスクラップにするんじゃなくて、「この会議を意味のある会議にしよう」という思考になるんです。

その会議自体をやめちゃうって判断ではなくて、会議の質を上げようという論になります。会議を取り止めたことって僕の経験ではないですね。

で、最初は議論するようになるんですが、もともと議論なんてしていなかった会議ですから、1,2か月程度で元の静かな会議に戻ります。無理に議論しようとするから長続きしないと。

その会議が不要かどうか見直すと「必要」としか結論がでない

で、次に挙がるのが、会議1個1個を不要かどうか見直すって動きです。

その会議は必要か?みんなで話し合うんですね。

しかし、そんなアプローチだと「必要」という結論しか出ないんです。誰かしら「必要」と思っているからその会議は始まったわけで、なので誰かが「必要」だって必ず言います。理由もちゃんとしている。だから、どんなくだらない会議でも「必要」という結論にしか行かないんです。

問題は多くの人が参加して、その参加人数に見合った効果が得られるかってことですが、それが人それぞれなので厄介です。

参加者のコストは簡単に出ますが、会議の効果って簡単に数値化できないから人の感覚(どれだけ重要かという感覚)に依存してしまうので。

会議の効果なんて正確に把握できないんです。

じゃあどうすればいいか?

そんな会議ですが、じゃあどうすればいいか?ってことを僕の経験から2つ書いておきます。

1. サボる

「くだらね~」と思った会議はサボりましょう。様子見のために最初の1、2回は出たとしても、得るものがないなと思ったら次からはサボります。

これは個人レベルでできるのですが、みんなやりだせば、必要だと思う人だけが参加するという理想的な会議になりますし、くだらない会議ほど参加者数が少なくなるので可視化もできますね。

2. 会議中別の仕事をする

結構よく使われる手ですが、パソコンを持ち込んで会議中に別の仕事をするという方法です。どうしても出席しないといけない場合は、よくこれやりますね。

会議中、メールチェックしたり他の文書作ったり、計算していたり。

ところで、よく国会会議中にスマホをいじっている議員が批判されますが、僕は批判する気になれないですね。国会ほどくだらない会議の連続なので、審議中に別の仕事をするっていうのは悪くないと思います。

3. 会議をすべてやめちゃう

良い会議も悪い会議も一切合切辞めちゃうんです。

とりあえず一旦はオールクリア。会議はいったん禁止。

で、その上でどうしても必要になったら必要な人たちだけ、集まって会議すればいいわけで。会議禁止を続けても、デスクの周りなんかで議論が始まるもんです。

必要な会議だけ自然発生するので、くだらない会議は消滅します。

結局、日本人は会議が好きなので…

思うに、日本人って会議が好きなんですよね。だから会議だらけになってしまうのだと。

メールだけで済むものも会議にしちゃいますからね。まず日本人の会議好きをどうにかしないといけないのかもしれません。

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すまたすログ

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