僕は会議資料をその日に捨てる

みなさん、もらった会議資料ってどうしていますか?

ちゃんとファイルして保管する人もいれば、机の上にいつまでも山積みしておく人もいます。

僕はほぼその日にシュレッダーにかけて捨てます。

理由は簡単で、自分の経験上↓に集約されます。

  1. 後になって見返すことは99%ない。
  2. 残りの1%の時に誰かが持っているので借りれば良い
  3. もし誰も持っていなくて焦るのは数年に1回あるかどうか

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会議資料は後になって見返すことはほぼない

99%はこれです。

もらった資料を保管しておいても後で見返すことってほぼないんです。結果、ファイルや机の上の肥やしになるだけで、ほぼ見返すことはありません。

定例会議の資料なんて特にそうで、まず見ないです。

そんな資料をいつまで経っても手元に置いておいても仕方ないので、僕は会議が終わったその足でシュレッダーに向かい捨てちゃいます。

1週間くらい取っておいて、確かに使わないと確認したら捨てる、ということも考えたことあるのですが、1周間も保管しておくと、まず忘れますね。忘れてしまうので結局残ってしまいます。

なので、その日に捨てるようにしました。

後で見たくなったら誰かが持っている

たまにその資料を見返したい、と思う時が実際あります。

でも、そんな時はその資料は誰かが持っているのです。なので、「なくしちゃったので持っていたら見せて」といえばたいてい出てきます。

この記事の本題の「会議資料を捨てる」を全員に広めるとこの技が使えなくなるのですが、性格上捨てられない人が必ず存在するのでまあ大丈夫でしょう。

そもそも、最近は会議資料は電子ファイルとして残っていることが多いので、人に借りることなくそこにアクセスすれば良いだけですね。定例会議なんかは特にそうで、共有フォルダにだいたい残しています。

たまに焦るときはもちろんある

で、たまにですが、どうしても資料を見返さなければいけない時があって、電子ファイルもなく誰もその資料を持っていない時があります。

その時は正直焦りますね。

ただ、そんな場面は数年に1回くらいの頻度です。

こういう時のためにどうするか?ということですが、僕はあきらめています。

リスクマネジメントにおける「リスク保有」ってやつですね。そんな頻度の少ないリスクは許容してしまおうってわけです。

リスク保有

対策を何もしないこと。リスクを受容するともいう。発生頻度が低く、損害も小さいリスクに対して用いる。

Wikipediaから抜粋

資料がなくて焦ったり怒られたりしますが頻度は少ないので、それを対策するコストは現実的ではないと考えます。その時に怒られるのは覚悟するわけです。

仕事の生産性を上げるにはこんなちょっとした行動が大事

「紙の資料は持たない」という行動は一見なんの効果もないように思えますが、仕事の生産性ってこんな風にちょっとした行動で変わるもんなんですね。

資料を長く持っているあまりにファイルする文書が増えて検索性が悪くなるし、机の上が資料で山積みになっているとやっぱり仕事の進みは悪くなります。

仕事の生産性を上げようと思ったら、会社の仕組みとかITの活用とか、どうしても大事になりがちなのですが、個人でできるちょっとしたことの積み重ねでもだいぶ変わるものなのです。

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