なぜ会議はなくならないのか?過去の代替え検討の失敗例から学ぶ会議の合理性

日本のホワイトカラーの生産性問題でよくやり玉に上げられるのが不毛な会議の存在です。これだけ世間から叩かれていながら、(とくに大企業で)未だ会議がなくなりません。

しかも、その批判する側も実はサラリーマンだったりして、「お前が言うな」と言いたくなりますが、僕もサラリーマン歴24年の中で会議のやり方はあまり変化していません。

もちろん、過去には改革しようとする動きもあったのですが、どれも定着せず。昔ながらの会議に戻ってしまっています。

これ、結局のところ、人類は会議に勝る代替えを発明できていないというのが僕が出した結論です。

僕らサラリーマンもバカではありません。ここまで叩かれながらも会議を続けているのは最も合理的な方法だったからなんです。このIT技術が進んだ世の中ですら、会議ほど効率の良いものがないのです。だから会議がなくならないのです。

過去代替えを検討しつつも失敗した例を交え、会議の有効性を語ってみたいと思います。

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顔を付き合わせないとレスポンスが極端に遅くなる

会議を開催しなくても、メールベースやWeb会議システムなどで代替えできかいか検討したことがあります。リアルタイムじゃないので各自のスキマ時間に投稿できるので、みんなが顔を突き合わせる会議より効率的だと思ったからです。

ところが、この方法での問題は「進行が遅い」、もっと言うと「進行が停滞する」という問題にぶち当たり破綻しました。

担当者からの報告がなかなかされず、放ったらかしになるという状況に陥ったのです。

やってみるとわかりますが、電子会議やメールだと質問に対するレスポンスが極端に遅くなります。ある程度予想はしていましたが、もはや一生返事がないんじゃないかというレベルまで放置されることがあります。

結局、質問者は相手のところまで行って「あれ、どうなった?」みたいに顔を付きあわせて聞くしかないという状況になり、しかも答える方も「あ、忘れていました」いう状態。

人は、顔を付き合わせないと優先順位がガタ落ちするということがよくわかりました。

会議は報告を受ける側にとって実は合理的

会議を批判する人って、ほとんどが直接の担当者で会議で報告する側に偏ります。

自分がすでに知っていることを報告するだけなので生産性ゼロです。なので、会議はムダだと感じやすいのです。

しかも会議のために資料を作ったりするので、生産性はむしろマイナスですね。その本人はアウトプットするだけなので何も得るものはなく、資料作成や会議出席のために時間を潰すだけですから。

しかし、その報告を受ける側にとっては、報告によって新しい情報が入ってくるので会議によって得るものはあります。しかも資料は相手が作ってくるので準備は不要。座っているだけで情報が入ってくるので合理的なのです。生産性はむしろプラスになります。

で、報告を受ける側はマネージャーや部長、あるいは社長クラスだったりして、報告内容よって「判断」することになります。

1時間程度の会議で部下から多くの情報をGETし、それによって判断できるというのは、むしろ効率が良いと言えます。

会議がなかったら自分から情報を取りにいかなきゃいけないし、メールの報告があったとしても不明な点はすぐに聞くことができません。前述の通りレスポンスが遅くなりますし。

会議というのは、報告者にとって生産性マイナスですが、受ける側は大きなプラスになるので、互いに差し引いてもプラスになるのが会議なのです。

立ち会議はあまり定着しなかった

会議という形態は残しつつ、過去に会議室から椅子を撤去して立ちテーブル化したことありますが、これはあまり定着しませんでした。

立ち会議化すると会議時間が早まるというのはウソでしたね。

議論すべき内容は変わらないので時間は短縮できません。疲れるだけでむしろ議論の進みが悪くなりました。

まとめ

  • 会議は担当者にとっては生産性マイナス。なので、会議反対論者はほぼこの人たちだと思う。
  • 逆に報告を受ける側にとっては合理的。生産性はプラスに働く。
  • 報告を受ける側は、事業の方向性を判断をする立場なので、その人たちの生産性が上がったほうが会社全体はプラスになる。※担当者の生産性<部課長の生産性

まあ、資料を回覧すれば良いレベルの定例会議もあるので(報告を受けても判断材料にすらならないレベル)、そんな会議は無くしていいと思いますが、案外、会議は効率的なのです。

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すまたすログ

ガジェット系ブログです。主にChromebookの情報やMyマシンのASUS Flip C434TAのレビューなどを書いています。その他IT機器のアプリのレビュー、たまに100円ショップなど。


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